Case study

Tiskárna ve čtyřech krocích místo Excelu

Zakázky chodily přes Excel a e-mail, mezi obchodem a výrobou vznikaly chyby v zadání a kalkulace nabídky trvala přes půl hodiny. Postavili jsme aplikaci na míru pro řízení tiskové výroby, napojili ji na stávající ABRA Flexi a chyby ze zadání spadly přibližně na polovinu.

DevelopmentCare

Tisková výrobaRodinná firma, třicet let na trhuMorava12+ měsíců, dál v servisu

Key results

přibližně 50 %

Snížení reklamací z chyby zadání

ze 45 na 15 min

Zkrácení kalkulace nabídky

12+ měsíců

Délka spolupráce

ABRA Flexi

Stávající ERP zachován

Challenge

What was blocking growth.

Tiskárna funguje přes třicet let a do roku 2024 šly všechny zakázky přes Excel, e-mail a starý účetní systém. Obchodník přijal poptávku po telefonu nebo mailu, do tabulky napsal náklad, formát a termín a poslal to dál do výroby. DTP studio dostalo soubory zvlášť, kalkulace materiálu se dělala ručně podle zkušenosti a tiskové parametry (gramáž, barvy, druh papíru, výsek) si tiskaři dohadovali u stroje.

Mezi obchodem a výrobou byla slepá místa. Když přišla změna v zadání, někdy se k tiskaři dostala, někdy ne. Stávalo se, že stroj vyjel špatnou gramáž nebo špatný počet kusů, protože poslední revize zůstala v e-mailu, který nikdo neotevřel. Reklamací bylo přibližně osm až deset měsíčně, většina kvůli chybě v zadání, ne kvůli kvalitě tisku.

Kalkulace zakázky obchodníkovi zabrala v průměru čtyřicet pět minut. Musel projít ceník papírů v jednom souboru, sazby strojního času v druhém a dopočítat přípravu DTP. Když chtěl klient nabídku do dvou hodin, obchodník zvládl tři, maximálně čtyři poptávky za den. Vedení nemělo přehled, kolik zakázek je rozpracovaných, která je ve skluzu a kde je úzké hrdlo. Reporting do účetnictví probíhal jednou měsíčně, k číslům se majitel dostal s týdenním zpožděním.

ABRA Flexi byla nasazená dlouho a dobře fungovala pro účetnictví, fakturaci a sklady. Vyhodit ji a nahradit velkým oborovým ERP pro polygrafii by znamenalo přepsat třicet let evidence a přeškolit účetní. Klient potřeboval řízení výroby, ne výměnu účetního systému.

01Zadání

Změny v zakázce zůstávaly v e-mailovém vlákně, tiskař o nich někdy nevěděl. Špatná gramáž nebo počet kusů u stroje.

02Kalkulace

Ceník papírů, sazby strojního času a příprava DTP ve třech různých souborech. Obchodník stihl tři až čtyři nabídky denně.

03Výroba

Tiskové parametry se dohadovaly u stroje podle zkušenosti tiskaře. Bez záznamu, co se jak nastavilo, žádná historie pro opakované zakázky.

04Přehled

Vedení nevidělo, kolik zakázek je rozpracovaných ani kde je úzké hrdlo. Reporting do účetnictví s týdenním zpožděním.

Audit

Custom development

System integration

Support and care

Our work

From audit to controllable operation.

Začali jsme procesním auditem. Prošli jsme cestu zakázky od poptávky až po expedici a zmapovali, kde se ztrácí informace a kde vznikají chyby. Bylo jasné, že žádný hotový tiskařský SaaS nepokryje specifika provozu (kombinace ofsetu, digitálu a dokončování), a zároveň ABRA Flexi je v účetní rovině v pořádku a nemá smysl ji měnit. Rozhodli jsme se postavit vlastní aplikaci pro řízení výroby a napojit ji na ABRA Flexi jako zdroj kmenových dat a fakturace.

Aplikaci jsme stavěli ve čtyřech krocích podle reálné cesty zakázky. Modul přijetí poptávky (obchodník zadá parametry, aplikace nabídne ceník papíru a strojní sazbu, kalkulace do patnácti minut). Modul DTP přípravy (designéři vidí požadavky klienta a archivují finální data na sdíleném úložišti v M365). Modul výrobního příkazu (tiskové parametry, gramáž, barvy, výsek, dokončování jsou součástí zadání, ne dohody u stroje). Modul expedice a fakturace (aplikace pošle podklady do ABRA Flexi, faktura jde z účetnictví).

Adoptimal v projektu hrál tři role. Procesní část (jak má vypadat workflow obchodník DTP tiskař expedice). Vývoj aplikace na míru (od datového modelu po UI pro lidi ve výrobě, kteří dosud používali papír). Integrace s ABRA Flexi přes její REST API tak, aby účetní nemusela nic dělat dvakrát.

Vlastní webová aplikace pro řízení tiskové výroby (Next.js + PostgreSQL) - ABRA Flexi jako stávající ERP, napojený přes REST API (kmenová data, faktury, sklad papíru) - Microsoft 365 / SharePoint pro sdílení DTP dat a finálních tiskových souborů - Pokračující servis Adoptimalu na rozvoj aplikace podle reálných potřeb provozu

Outcomes

Measurable shift.

Po dvanácti měsících provozu vidíme konkrétní posuny. Reklamace z chyb v zadání klesly přibližně o polovinu (ze zhruba devíti měsíčně na čtyři až pět). Kalkulace nabídky se zkrátila ze čtyřiceti pěti minut na patnáct, obchodník zvládne přes den šest až osm poptávek místo původních tří. Zakázka se dostane do tisku do druhého dne místo dvou až tří dnů. Tiskové parametry mají historii, takže opakované zakázky se nastaví podle minulého úspěšného běhu.

Se zákazníkem dál pracujeme na rozvoji aplikace. Postupně přidáváme modul plánování strojů (kapacitní vytížení ofsetu a digitálu), reporting nad rozpracovanou výrobou pro vedení a v plánu je napojení skladu papíru přímo do kalkulace, aby aplikace sama hlídala dostupnost.

Obchod má kapacitu navíc a místo přepisování ceníků se věnuje větším zakázkám a vracejícím se klientům, kterých přibylo. Tiskárna začala přijímat poptávky, na které dřív neměla čas reagovat dostatečně rychle (krátké termíny pro stálé klienty s časovou tísní), a buduje si na tom konkurenční výhodu vůči regionálním tiskárnám, kde objednávky stále chodí přes e-mail.

přibližně 50 %

Snížení reklamací z chyby zadání

ze 45 na 15 min

Zkrácení kalkulace nabídky

12+ měsíců

Délka spolupráce

ABRA Flexi

Stávající ERP zachován

Before and after

Kalkulace nabídky pro klienta45 mindo 15 min
Reklamace kvůli chybě v zadání měsíčně8 až 104 až 5
Doba od přijetí zakázky k zahájení tisku2 až 3 dnydo druhého dne

More work

Related case studies

Pojďme to zapnout

Are you facing something similar?

We will walk through your operation, show where the biggest impact is, and agree on a next step.