Jedna evidence místo Excelu, webu a papírové průvodky

V dílně pracovalo deset lidí, ale objednávky tekly přes tři nekompatibilní místa. Zákazník zadal poptávku přes web, asistentka ji ručně přepsala do sdíleného Excelu, mistr si večer vytiskl seznam na zítřek a propisovačkou doplnil změny na papírovou průvodku, která šla s výrobkem na expedici. Každá objednávka tak existovala paralelně ve čtyřech podobách a žádná nebyla plně aktuální.

Denně to znamenalo dvě až tři hodiny majitele a asistentky strávené přepisováním mezi systémy a dohledáváním, který kus se kde nachází. Pokud zákazník volal a chtěl změnit termín nebo upravit specifikaci, hledání objednávky trvalo zhruba deset až patnáct minut, protože nikdo nevěděl, jestli platí web, Excel, nebo papír na dílně. Sklad materiálu se kontroloval okem, takže měsíčně se stalo dvakrát až třikrát, že chyběl materiál na rozjetou zakázku.

Expedice byla samostatná disciplína. Balič musel z papírové průvodky opsat adresu, kontaktní telefon a hmotnost do účetního softwaru a do dopravcova portálu zvlášť. U menších zakázek to byla téměř polovina celkového času na vyřízení. Při náporu před Vánoci se prokazatelně stávalo, že odešel špatný kus na špatnou adresu, protože dvě podobné zakázky měly papírové průvodky vedle sebe.

Majitel poznal, že stávající chaos nedovolí firmě vzít víc zakázek, i kdyby byla dílenská kapacita. Lidé byli vytížení administrativou, ne výrobou. Hledal řešení, které by zvládla rodinná dílna bez vlastního IT člověka a které velikostí i náklady odpovídá firmě o deseti lidech, ne korporaci.