Case study

Logistika s vlastním dispečinkem a Power BI nad mzdy

Plánování posádek běželo v Excelu, docházka v papírech, reporting v hlavě jednatele. Postavili jsme vlastní aplikaci pro dispečink, nasadili Sloneek na HR a docházku a postavili reporting v Power BI. Dispečer dnes zvládne týdenní rozpis za polovinu času a mzdová účetní zavírá měsíc o dva až tři dny dřív.

ConsultingDevelopmentCare

Logistika a dopravaStřední firma, posádky v ČR a SKČeská republika a Slovensko2. rokem kontinuální spolupráce

Key results

40 až 50 % méně

Čas dispečera na týdenní plánování

přibližně 50 % méně

Reklamace mezd ze strany řidičů

ze dvou dnů na hodinu

Doba přípravy reportu pro vedení

2. rokem kontinuálně

Délka spolupráce

Challenge

What was blocking growth.

Plánování posádek běželo v Excelu a v hlavě dispečera. Když měl ráno přijít kamion na vykládku v Bratislavě a řidič z české posádky odpadl, dispečer hodinu telefonoval, kdo má najeté hodiny, kdo nesmí jet do zahraničí, komu skončila doba odpočinku. Tabulka rozpisu se přepisovala ručně třikrát týdně a vždycky se v ní někomu ztratila směna nebo příplatek.

Docházka chodila z papírových výkazů na konci měsíce. Mzdová účetní strávila tři až čtyři dny tím, že srovnávala výkazy s rozpisy a s reálnými jízdami. Když řidič reklamoval, že mu chybí příplatek za noční nebo víkend, nebylo se na co odvolat, protože kapacitní plán byl jinde než docházka a jiný papír než mzdový podklad.

Reporting pro vedení existoval ad hoc. Když chtěl jednatel vědět, kolik stojí jeden kilometr na konkrétní lince nebo jestli je SK posádka rentabilní, sedl si controller k Excelu a dva dny to dával dohromady ručně. Žádné podklady pro tendrová jednání s odběrateli, žádné porovnání měsíců, žádný přehled vytíženosti vozů.

Slovenské posádky byly ještě komplikovanější. Jiná pracovní doba, jiné limity, jiná měna v cestovních náhradách. Veškerou koordinaci řešil dispečer mailem a telefonem, část dat zůstávala v paměti, část v sešitech na pobočce. Když dispečer chyběl, firma de facto stála.

01Plánování

Rozpis posádek se sestavoval v Excelu, kapacity, odpočinky a jazyk pro SK trasy si dispečer držel v hlavě. Při výpadku řidiče hodinu telefonování.

02Docházka

Papírové výkazy se sbíraly na konci měsíce. Řidiči reklamovali příplatky, nebylo se na co odvolat, protože plán a reálná jízda byly tři různé dokumenty.

03Reporting

Žádný průběžný přehled nákladů na linku nebo vůz. Když jednatel chtěl číslo, controller dva dny lepil Excely.

04SK posádky

Jiná legislativa, jiné limity, jiné cestovní náhrady. Veškerá koordinace přes mail a telefon, závislé na jednom dispečerovi.

Audit

Strategy

Custom development

HR and attendance

BI and reporting

MS 365

Support and care

Our work

From audit to controllable operation.

Začali jsme auditem provozu. Týden jsme strávili s dispečerem a mzdovou účetní, abychom pochopili, co reálně rozhoduje o tom, kdo kam pojede. Z toho vyšla roadmapa na 18 měsíců a rozhodnutí, že dispečink si firma postaví na míru. Žádný hotový SaaS rotaci posádek mezi ČR a SK, kapacitní bilance a napojení na docházkové terminály nepokryl tak, aby to dispečerovi reálně ušetřilo čas.

Postavili jsme vlastní aplikaci pro dispečink. Kapacitní plánování s vizualizací po dnech a posádkách, generování rozpisů, hlídání zákonných limitů, napojení na docházkové terminály v garážích. Vedle toho jsme nasadili Sloneek pro HR agendu, dovolené a evidenci docházky řidičů a postavili reporting v Power BI nad daty z dispečinku, ze Sloneeku a ze mzdového systému. Sdílení dokumentů a komunikace běží v Microsoft 365.

Reálný stack na projektu:

Vlastní aplikace pro dispečink (kapacitní plán, rozpisy, terminály)
Sloneek pro HR, docházku, dovolené, schvalování
Power BI nad daty z dispečinku, docházky a mezd
Microsoft 365 a SharePoint pro sdílení směrnic a dokumentů

Adoptimal v projektu vedl audit, navrhl architekturu, řídil vývoj dispečinku, vybral a nasadil Sloneek, postavil reporting a dál drží průběžnou péči s kvartálními iteracemi.

Outcomes

Measurable shift.

Týdenní rozpis posádek dispečer dnes postaví za čtyři až pět hodin místo osmi. Kapacitní bilance, dovolené, doby odpočinku i jazyková dostupnost pro SK trasy jsou na jedné obrazovce a vidí to i jednatel. Mzdová účetní zavírá měsíc do jednoho dne místo tří až čtyř a reklamace ze strany řidičů klesly přibližně o polovinu, protože každý vidí svou docházku průběžně ve Sloneeku.

Spolupráce běží druhým rokem a teď s klientem postupně řešíme další kroky. Napojení dispečinku na fakturaci, sledování spotřeby vozů v Power BI a podklady pro tendrová jednání s velkými odběrateli. Každý kvartál sedíme nad jedním procesem, který ještě běží mimo systém, a postupně ho dotahujeme.

Klient s uvolněnou kapacitou nepřijal víc lidí. Vedení teď tráví čas s odběrateli a jednáním o nových kontraktech, dispečer drží kvalitnější obsluhu stávajících linek a controller dělá skutečnou analýzu rentability na úrovni vozů a tras, ne sběr dat z Excelů. Firma získala kapacitu na růst, aniž by musela růst nákladově.